ENTENDIENDO LA GUIA DEL PMBOK: 05-Alcance

Serie de artículos con la intención de integrar todos los conocimientos de las nuevas guías y estándares del PMI en cuanto a su referencia en la Guia del PMBOK versión 6.

05-ALCANCE-SCOPE

Anuncios

Las Leyes de Newton explican el Cambio Organizacional

Articulo publicado en la revista del PMI Panama edicion Febrero 2017

pmi-panama-febrero-2016-slc
http://www.slideshare.net/contesl/las-leyes-de-newton-explican-el-cambio-organizacional
La revista completa aqui: https://joom.ag/3kiW

Guia para Identificar Stakeholders

La principal actividad a realizar cuando tenemos que “traducir” un objetivo estrátegico en una acción (podemos decir, un proyecto) es realizar el Análisis de Stakeholder. Esto debe realizarse desde antes de la actividad de Feasibility and Approval (es decir, la etapa dónde se genera el Caso de Negocio con la información necesaria para la posterior aprobación o rechazo de la realización del proyecto).

Por definición, un Stakeholder es “toda persona u organización interna o externa cuyo interes será afectado en forma positiva o negativa por el producto, servicio o resultado que se genere o por el proceso de generación. Esta persona u organizacion puede o no estar activamente involucrada en el proyecto”.

La palabra clave es “afectada”. Si lo afecta, genera un “movimiento” de esa persona u organizacion y rapidamente tendremos que identificarlo para armar una estrategia de administración.

La primera actividad del proceso de Análisis de Stakeholders es “Identificar los Stakeholders” (si revisan el PMBOK este es el nombre del proceso. Análisis de Stakeholders es mucho más que eso).

Pero como podemos identificar stakeholders sin olvidarnos de incluir alguno?

Bueno, esto no es ciencia exacta (gracias a Dios, sino no tendriamos trabajo 🙂 ) pero vaya aqui una guia para tener en consideracion todo lo necesario para cubrir todas las bases (o jugar en toda la cancha como diriamos los argentinos):

La clave es tener en mente los componentes de la llamada Arquitectura Empresarial.

Toda organizacion debe ser vista como un sistema abierto (hace intercambios con el medio ambiente) y adaptable (se adapta a los cambios del medio ambiente para sobrevivir, crecer y desarrollarse planteando estrategias) que como todo sistema posee componentes y relaciones. Es decir, estructura. Y toda estructura puede ser estudiada desde el punto de vista de la arquitectura para contestar la pregunta “como hacemos para que esos componentes y sus relaciones se adapten rapidamente a los cambios?”.

La Arquitectura Empresarial se compone de:

-Arquitectura o Capa de Negocio: todo aquello que interactúa con el medio ambiente de acuerdo a la estrategia (personas, edificios, procesos, politicas, etc, etc)

-Arquitectura o Capa de Aplicaciones: toda porción de código computacional que permite “soportar” a la Arquitectura de Negocio.

-Arquitectura o Capa de Tecnología: toda tecnología que permita “soportar” la Arquitectura de Aplicaciones.

-Arquitectura o Capa de Seguridad: todo aquello que mantiene integra las arquitecturas anteriores (desde controles fisicos de acceso a edificios, componente de software que valida el acceso, etc etc)

-Arquitectura o Capa de Información: todo aquello que transforma datos en informacion para la toma de cualquier decision que tenga que ver con eventos que ocurran en las arquitecturas anteriores.

En conclusión: si tenemos en nuestra mente al momento de la actividad de Identificacion de Stakeholders la Arquitectura Empresarial estoy seguro que tenemos una probabilidad muy alta de no olvidar a todo aquel afectado por el emprendimiento que vamos a comenzar.

Espero que haya sido de utilidad.

Gracias.

Arquitectura Empresarial

 

Proyectos de Todos – Parte I

Muchas veces escucho “es un proyecto del area de Finanzas”, “es un proyecto del Area Comercial”, etc, etc.

Si estamos de acuerdo en que nuestras palabras reflejan nuestros pensamientos y dirigen nuestras futuras acciones sería bueno comenzar a decir “es un proyecto de la Organizacion”. De no ser así, continuamos propiciando los “Silos de Información” que generan organizaciones totalemente desintegradas y que por ende no pueden reaccionar (ni anticiparse) a los cambios del ambiente generando estrategias que le permitan lograr supervivencia, crecimiento y desarrollo.

La razón por la cuál expresamos “es un proyecto de…” es natural y encontraran la justificación en parte II o parte III seguramente.

Pero ahora me gustaría comentar: ¿por qué las organizationes lanzan un proyecto?. Aquí va:

El mundo actual en este nuevo milenio está definido por “la permanencia del cambio”. Este cambio permanente es una característica habitual y no una simple situación entre dos momentos de estabilidad (entropía, una de las fuerzas que gobierna la naturaleza, marcaría que un cambio es una situación entre dos momentos de estabilidad). Los cambios estructurales en la economía mundial, la aparición constante de nuevas tecnologías, el contexto global cambiante crean nuevas oportunidades para las Organizaciones pero también nuevos riesgos que enfrentar (vean que estoy mencionando Organizaciones, no solo empresas. Y podría extender esto a cada individuo). Si consideramos a una Organización como un sistema social abierto (compuesto por personas, realiza intercambios con su entorno) y adaptable (modifica sus componentes y relaciones ante cambios del entorno) cuyo propósito es sobrevivir, crecer y desarrollarse podemos entender que constantemente las organizaciones enfrentan problemas que son generados por la necesidad de cambio (puedo citar aquí a pensadores tales como Russell L. Ackoff)

Todo cambio deberá estar de acuerdo con la estrategia ya que la estrategia es el conjunto integrado y coherente de acciones diseñado con el objetivo de adaptar la empresa al entorno competitivo y futuro. No alcanza solamente con reaccionar ante el cambio del entorno. Las organizaciones deben anticipar los cambios del entorno y adaptar sus partes componentes y la forma en que estas se relacionan antes que el cambio en el entorno ocurra. Esta visión implica que el entorno influye sobre la vida de la Organización pero a su vez la Organización puede influir sobre la vida del entorno modificándolo a sus necesidades u objetivos.

Esta necesidad de cambio, necesidad de transformación, pone a las Organizaciones en un estado no confortable enfrentando una situación problema a resolver. Estado no confortable es sinónimo de aparición de necesidades que debemos satisfacer (piensen en cuando estan sedientos luego de caminar en un dia de mucho calor por varios minutos) generando la solución que satisfaga esas necesidades. Y la solución se genera y pone en marcha a través de la ejecución de un proyecto.

Pero la clave es recordar que no podemos conseguir la solución correcta que implemente en forma efectiva las necesidades que permitan a la Organización lograr supervivencia, crecimiento y desarrollo (es decir, poner en marcha la estrategia) si no consideramos a la Organización de una manera integrada y cohesiva (es decir, considerar la Organización como sistema).

Continuará…. (si Dios y Uds. quieren….)